زیرساخت‌های دانشگاه چقدر برای چنین شرایطی آمادگی داشت؟
خوشبختانه با توجه به راه‌اندازی سامانه‌های آموزش الکترونیکی و استودیوی تولید در چند سال اخیر در مرکز آموزشهای الکترونیکی و زیرساخت‌های پردازشی و شبکه‌ای ایجاد شده در مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات (فاوا)، دانشگاه از آمادگی مناسبی در این خصوص برخوردار بود.
پیش از این و در شرایط معمولی اصلا صحبتی از آموزش آنلاین و توسعه آن شده بود؟ یعنی اصلا در برنامه‌های دانشگاه بود که توسعه فضای آموزش آنلاین را توسعه دهید؟
همانطور که عرض شد زیرساخت‌های نرم‌افزاری از قبل آماده شده بود ولی بیشتر در آموزشهای آزاد استفاده می‌شد و از دو سال پیش به درآمدزایی رسید. لازم به ذکر است که برنامه راهبردی دانشگاه در حوزه آموزشهای الکترونیکی سه سال قبل تدوین شد و در برنامه راهبردی دانشگاه گنجانده شد. در فاز اول اجرای این برنامه، ایجاد زیرساخت‌های لازم برای این منظور پیش‌بینی شده بود که قسمت اعظم آن اجرایی شد. لذا توسعه آموزشهای الکترونیکی به طور جدی از زمان مرحوم دکتر میرعمادی پیگیری و اجرایی شده بود.
الان اگر بخواهید شرایط دانشگاه در آموزش آنلاین را قبل و بعد از کرونا توصیف کنید آن را چگونه شرح می‌دهید؟
آنچه که پیش از شیوع کرونا را با پس از شیوع آن در این حوزه متفاوت می‌کند میزان آشنایی دانشگاهیان (اعم از اساتید، دانشجویان، مدیران و کارمندان) با امکانات آموزش الکترونیکی دانشگاه و میزان استفاده از بسترهای آموزش الکترونیکی به خصوص در زمینه آموزشهای رسمی دانشگاه است. در واقع دانشگاه امکانات لازم را پیش از این ایجاد نموده بود ولی این حجم از استفاده را تا پیش از این تجربه نکرده بود. ضمن اینکه تغییر ناگهانی به شیوه آموزش الکترونیکی، شوک قابل توجهی را به دانشگاه و خصوصا مرکز آموزشهای الکترونیکی وارد کرد که با صبوری همکاران این بخش خوشبختانه به سرانجام رسید. ایجاد کلاس‌ها و اتاقهای جلسات مجازی، ایجاد دسترسی‌های لازم، آموزش افراد و رسیدگی به انواع درخواست‌ها، سوالات و مشکلات افراد فعالیت‌های قابل توجهی را می‌طلبید.
کمی سراغ آمار و ارقام برویم. در روزهای معمولی تحصیلی در این چند ماه چند کلاس در روز برگزار می‌شد و چند کاربر بر خط بودند؟
در روزهای فرد که اوج استفاده از سامانه کلاس‌های مجازی (vclass) بود، حدود ۱۳۰ تا ۱۴۰ کلاس یا جلسه مجازی همزمان با بیش از ۲۱۰۰ کاربر همزمان در این سامانه داشتیم. البته این سامانه ۲۳۵۰ کاربر همزمان را نیز در این مدت تجربه کرد. در سامانه درس‌افزار (CW) نیز در این نیم‌سال، حدود ۱۲۴۰ درس ایجاد شد و این سامانه در هفته گذشته، به دلیل برگزاری آزمون مشترک میان‌ترم فیزیک ۲، بیشترین تعداد کاربر همزمان یعنی حدود ۱۰۰۰ نفر را تجربه کرد.
شرایطی هم برای دفاع آنلاین دانشجویان ارشد و دکتری فراهم شده بود؟
پیش از شیوع کرونا، خیر. چرا که از نظر آموزش برگزاری جلسات دفاع به صورت آنلاین مجاز نبود. ولی در حال حاضر همه دانشکده‌ها یک اتاق جلسه مجازی جهت برگزاری جلسات دفاع در اختیار دارند و در این مدت چند جلسه دفاع پایان‌نامه کارشناسی ارشد و رساله دکترا نیز در این بستر برگزار شده است.
دانشگاه چقدر برای توسعه زیرساخت‌ها هزینه کرد؟
با تمهیداتی که اندیشیده شده بود و با تعامل مثبت شکل گرفته با افراد و شرکت‌ها، هزینه راه‌اندازی زیرساخت‌های نرم‌افزاری بسیار ناچیز و در حد۲۰ میلیون تومان در طی چند سال اخیر بوده است. برای ایجاد و تجهیز استودیوی تولید مرکز حدود۱۰۰ میلیون تومان هزینه شد و برای تجهیزات سخت‌افزاری در ابتدای امر (حدود ۴ سال قبل) حدود ۷۰ میلیون تومان هزینه شد. البته از لحاظ زیرساخت‌های سخت‌افزاری، پس از شیوع کرونا، منابع قابل توجهی به سامانه‌های مربوطه اختصاص یافته است که ارزش ریالی آن بیش از ۲۵۰ میلیون تومان است.
علت انتخاب سامانه vclass چه بود؟ برخی می‌گویند این سامانه جدیدا از جهت تامین زیرساخت، دچار مشکلاتی شده و نمی‌تواند پاسخگوی بار زیاد باشد. چنین مطلبی صحت دارد؟
نرم‌افزارهای مشابه vclass تولید داخل نیستند و معمولا به صورت قفل‌شکسته و یا غیرمجاز توسط برخی شرکت‌ها ارایه می‌شوند. تقریبا ۴ سال قبل که مرکز آموزشهای الکترونیکی شروع به بررسی یک سامانه مناسب برای این منظور کرد، استارت‌آپ اسکای‌روم طرح خود را برای ایجاد این سامانه به مرکز ارایه داد و نیازمندی‌های دانشگاه در این خصوص بیان شد. در ادامه با ارایه نسخه اولیه تحت وب این سامانه، اعتماد ما به قابلیت‌های تیم اسکای‌روم برای ایجاد یک بستر مناسب تولید داخل برای این منظور جلب شد و لذا قراردادی بسته شد که در آن قابلیت‌های مدنظر دانشگاه لیست شد. خوشبختانه این تیم توانستند سامانه مناسبی را به صورت تجاری تولید نمایند و به تعهدات خود عمل نمایند. این محصول در ابتدا مشکلات زیادی داشت ولی به مرور زمان به تکامل رسید و تقریبا از ۲ سال قبل کاملا کاربردی شد و در آموزشهای آزاد الکترونیکی دانشگاه مورد بهره‌برداری قرار گرفت.
مطلب طرح شده در خصوص مشکلات زیرساخت سامانه اصلا صحیح نیست. چرا که دانشگاه صنعتی شریف (برخلاف بقیه) یک نسخه از نرم‌افزار مربوطه را در اختیار دارد که در مرکز داده دانشگاه نصب و راه‌اندازی شده است و با توجه به افزایش قابل توجه منابع پردازشی و شبکه‌ای پس از شیوع کرونا، ما مشکل جدی از این لحاظ نداشتیم. مشکلات جزیی که داشتیم هم با تغییر معماری در اوایل اردیبهشت ماه به طور کامل برطرف شد. لازم به ذکر است که شرکت تولیدکننده این محصول، به دیگران سرویس کلاس یا اتاق مجازی بر روی سرورهای خود شرکت ارایه می‌نماید که مشکلات مطرح شده، به سرویس ارایه شده از سوی این شرکت بر می‌گردد (که البته تا آنجایی که بنده اطلاع دارم مشکل شرکت هم پس از مدتی با افزایش تعداد سرورها برطرف شد). ولی همانطور که بیان شد دانشگاه شریف از سرویس شرکت استفاده نمی‌کند و یک نسخه اختصاصی از این محصول را در اختیار دارد.
اگر کرونا ادامه داشته باشد و سال تحصیلی بعدی هم چنین وضعیتی داشته باشد آیا شما آمادگی دارید؟
بله. هر چند که آرزو داریم هر چه زودتر این شرایط به پایان برسد و مجدد کلاس‌های حضوری را داشته باشیم ولی این آمادگی وجود دارد که تا هر زمان که لازم باشد بسترهای لازم برای ارایه آموزش‌ها به صورت الکترونیکی فراهم باشد. البته باید نیروی انسانی بیشتری برای پشتیبانی در مرکز آموزشهای الکترونیکی درنظر گرفته شود که از فشار کاری همکاران در این بخش کاسته شود.
شیوه پاسخگویی به کسانی که در استفاده از سامانه به مشکل برمی‌خوردند به چه شکل‌هایی بود و بطور متوسط، روزانه چه تعداد سوال و پاسخ ردوبدل می‌شد؟
بنده و همکاران مرکز آموزشهای الکترونیکی از طریق تلفن، ایمیل، کلاس‌های مجازی و حتی حضوری به درخواست‌ها، مشکلات و سوالات رسیدگی می‌کردیم. در دو ماه ابتدایی تعداد این موارد به طور متوسط بیش از ۱۰۰ مورد در هر روز بود و بعضا تا پس از نیمه‌های شب مجبور به پاسخگویی و رسیدگی به درخواست‌ها و سوالات بودیم.
بیشترین بازخوردهایی که درباره کاستی‌های سیستم گرفته‌اید به چه چیزهایی ارتباط داشت؟
بیشترین مشکل مربوط به شبکه ارتباطی افراد بود که به زیرساخت‌های دانشگاه مربوط نمی‌شد بلکه به دلیل مشکلات جدی ایجاد شده در بستر شبکه و ارتباطات کشور بود که به دلیل افزایش استفاده قابل توجه از اینترنت پس از شیوع کرونا در کشور رخ داد. متاسفانه بسیاری از افراد در ابتدای امر این مشکلات را به زیرساخت فراهم شده نسبت می‌دادند که صحیح نبود. در هر حال تبادل صوت و تصویر به صورت بلادرنگ و برخط نیازمند برخورداری از یک شبکه پایدار با پهنای باند مناسب است و متاسفانه برای دو تا سه ماه ابتدایی، شبکه ارتباطی کشور از این لحاظ مطلوب نبوده است و منجر به قطعی مکرر برخی کاربران از سامانه می‌شد.
ایجاد این شرایط وضعیت کاری شما و همکارانتان را چقدر تغییر داد؟
متاسفانه این شرایط زندگی بنده و همکاران مرکز آموزشهای الکترونیکی را برای چندماه به طور کامل مختل کرد و فشار قابل توجهی را تحمیل نمود که چاره‌ای جز تحمل برای عبور از این بحران نبود. کار شبانه‌روزی بدون هیچ استراحتی و انتقال فشار کاری و روانی این موضوع به خانواده معضل جدی ما در این مدت بود.
لینک خبرنامه الکترونیکی شریف
