تسهیل و تسریع در فرایند اداری و ایجاد نظام اداری پاسخگو، اهداف راه اندازی میز خدمت در دانشگاه است

میز ارائه خدمات به مراجعه‌کنندگان و دانشجویان دانشگاه در معاونت آموزشی طی مراسمی با حضور رئیس دانشگاه، اعضای هیئت‌رئیسه، مدیران دانشگاه ۳۰ بهمن‌ماه در محل ساختمان معاونت آموزشی رسماً افتتاح و شروع به کارکرد. این خدمت با همکاری معاونت توسعه و منابع انسانی و معاونت آموزشی دانشگاه برای ارائه خدمات اداری آموزشی به دانشجویان اجرایی شد. به این بهانه گفتگویی با مدیران تحصیلات تکمیلی و مدیر امور اداری دانشگاه که در فراهم نمودن زمینه‌های اجرایی این طرح مشارکت فعالی داشتند انجام‌شده است که توجه شما را به آن جلب می‌نماییم.

مدیر تحصیلات تکمیلی دانشگاه: تسهیل و تسریع در فرایند اداری، هدف راه‌اندازی میز خدمت در حوزه ستادی آموزش است

دکتر سعید غیاثی ندوشن، مدیر تحصیلات تکمیلی دانشگاه در گفتگو با روابط عمومی دانشگاه، با اشاره به راه‌اندازی میز خدمت در حوزه معاونت آموزشی دانشگاه گفت: ماهیت دو حوزه مدیریت خدمات آموزشی و مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه اساساً ارائه خدمات مناسب به دانشجویان و فارغ‌التحصیلان است. او با اشاره به راه‌اندازی میز خدمت برای ارتقا این خدمات در دانشگاه افزود: تسهیل و تسریع در ارائه این خدمات در میز خدمت محقق شده است.

او با تبیین تسهیل خدمات به دانشجویان و فارغ‌التحصیلان گفت: تسهیل به معنای آن است که مراجعین برای دریافت و پیگیری فرآیندهای آموزشی دچار سردرگمی و مشکلات نشوند و در صورت مواجهه با مشکل و نیاز به پیگیری از طریق مراجعه به کارشناسان مستقر در میز خدمت که متولی پاسخگویی به مراجعین هستند، نسبت به درخواست رسیدگی و گرفتن راهنمایی از آنان اقدام نمایند. او با اشاره به ساختار سازمانی و اداری این خدمت‌رسانی و امکان نظارت دقیق بر فرایند آن اضافه کرد: با اجرایی شدن این خدمت، علاوه بر آن‌که متقاضیان و مراجع در جریان فرایند کاری خود قرار خواهند گرفت، امکان تفکیک در امور درخواستی مراجعه‌کننده با توجه به نیاز به انجام مراحل اداری لازم، بر اساس فرم¬های پیش‌بینی‌شده فراهم شده است و همچنین امکان پاسخگویی بهتر فراهم گردیده است. او در این خصوص توضیح داد: به‌طور مثال اگر فردی متقاضی گواهی اشتغال برای ارائه به نهاد، سازمان و یا ارائه به سفارتخانه‌ای باشد، با توجه به روال اداری آن مجموعه، فرم های لازم در اختیار قرار خواهد گرفت و راهنمایی و فرایندهای لازم به مراجعه‌کننده ارائه و اعلام خواهد شد.

مدیر تحصیلات تکمیلی دانشگاه در ادامه با اشاره به پیشینه ارائه خدمات الکترونیکی در معاونت آموزشی برای ارائه تسهیلات مناسب‌تر و سریع‌تر به دانشجویان و فارغ‌التحصیلان گفت: ارائه خدمات الکترونیکی از چند سال گذشته به‌منظور تسریع در ارائه خدمات به دانشجویان و جلوگیری از تردد مراجعه‌کنندگان پیش‌بینی‌شده بود که با افتتاح این خدمت، گام دوم برای خدمات‌رسانی بهتر و تسریع در این امور و جلوگیری از سردرگمی مراجعه‌کنندگان برداشته شد. او توسعه خدمات الکترونیکی در میز خدمت را از اهداف بلندمدت این واحد برشمرد و اظهار کرد: بر این اساس فرایندهای الکترونیکی لازم این بخش شناسایی‌شده است تا برای سهولت در خدمات‌رسانی و اطلاع‌رسانی مورداستفاده قرار گیرد.

دکتر غیاثی ندوشن با تاکید بر اینکه فلسفه وجود هر سازمانی خدمت به مردم است گفت: هدف نهایی میز خدمت آن است که به‌گونه‌ای رفتار و ارائه خدمت داشته باشیم که ارباب‌رجوع ضمن دریافت مناسب خدمات با رضایت بیشتری واحدهای دانشگاه را ترک کند. او در این خصوص اضافه کرد: با اجرای این خدمت در مدت کوتاهی رضایت ارباب‌رجوع و کارشناسان حوزه معاونت آموزشی به‌منظور تسریع در فرایندها را شاهد بوده‌ایم.

مدیر امور اداری دانشگاه: هدف نهایی استقرار میز خدمت در دستگاه‌های اجرایی، ایجاد نظام اداری پاسخگو و کارآمد، جلوگیری از تضییع حقوق شهروندان، تکریم ارباب‌رجوع، جلوگیری از سرگردانی مراجعین و شفاف‌سازی در ارائه خدمات و امکان رهگیری گردش کار خدمات مورد انتظار مراجعین است

دکتر مرتضائی فرد مدیر امور اداری دانشگاه نیز در این خصوص با اشاره به ابلاغ بخش‌نامه از سوی دولت گفت: فرایند اجرایی میز خدمت در راستای مصوبه اسفندماه سال گذشته شورای عالی اداری با عنوان "حقوق شهروندی در نظام اداری"، و ابلاغ دستورالعمل اجرایی آن توسط سازمان امور اداری و استخدامی کشور در فروردین‌ماه سال جاری و بخشنامه ریاست محترم جمهور در خردادماه سال جاری آغاز شد.

مدیر امور اداری دانشگاه، هدف نهایی استقرار میز خدمت حضوری یا الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی را انجام خدمات در راستای ایجاد نظام اداری پاسخگو و کارآمد، جلوگیری از تضییع حقوق شهروندان، تکریم ارباب‌رجوع، جلوگیری از سرگردانی مراجعین و تسهیل، تسریع و شفاف‌سازی در ارائه خدمات و امکان رهگیری گردش کار خدمات مورد انتظار مراجعین برشمرد و افزود: با تاکیدات ریاست محترم دانشگاه مقرر گردید طرح مذکور در دانشگاه اجرائی گردد.

دکتر مرتضائی فر، اجرای این خدمت را در مرحله اول، معطوف خدمت‌رسانی به اصلی‌ترین و عمده‌ترین مراجعین دانشگاه یعنی دانشجویان به ویژه در حوزه آموزش اعلام کرد و گفت: بر این اساس، میز خدمت از سوی حوزه معاونت آموزشی اجرایی شد و سایر امور دانشجویان در حوزه‌های دیگر دانشگاه، با اعلام درخواست دانشجویان در لینک خدمات الکترونیکی در پورتال دانشگاه و بدون نیاز به حضور این عزیزان قابل‌ارائه است.

او در خصوص ارائه خدمات الکترونیکی در حوزه پرسنلی قبل از راه‌اندازی میز خدمت، عنوان کرد: با توجه به ایجاد زیرساخت‌های لازم، عمده فرایندهای مرتبط با کارکنان و اعضای هیئت‌علمی شاغل و بازنشسته نظیر درخواست‌های اداری و رفاهی به‌صورت الکترونیکی قابل انجام بوده است. او ضمن تاکید بر احصاء سایر خدمات مورد انتظار و ضرورت گسترش کمی و کیفی آن افزود: در خصوص انجام امور مورد تقاضای مراجعین خاص نظیر مدرسین مدعو، اعضای قطع همکاری شده با دانشگاه، پیمانکاران، بررسی‌هایی برای امکان و ارائه خدمات دولت الکترونیک و میز خدمت در دست اقدام است. او اضافه کرد: الزام حضور برخی مراجعین برای امور خاص همچون؛ پیمانکاری و نیز عدم پذیرش نسخه نامه صادره اتوماسیون از سوی برخی دستگاه‌ها منجر به مراجعات حضوری برای بیان توضیحات و اخذ نامه ممهور به مهر نیز ازجمله موارد قابل‌تامل در این زمینه است که امیدواریم با گسترش این‌گونه خدمات در سطح دستگاه‌های اجرایی، این موضوع نیز حل‌وفصل شود.

دکتر مرتضائی فر در بخش دیگری از توضیحات خود در این خصوص، به اقدامات انجام‌شده از سوی معاونت توسعه و منابع انسانی دانشگاه برای راه‌اندازی این خدمت اشاره کرد و گفت: مدیریت امور اداری با محوریت اداره دبیرخانه مرکزی از شهریورماه سال جاری، جلسات اولیه هماهنگی به‌منظور اجرای طرح مذکور در سطح معاونت‌های دانشگاه را برگزار نمود و طی آن جلسات مقرر شد میز خدمت به دو صورت «میز خدمت الکترونیکی»، باقابلیت انجام آن دسته از اموری که انجام آن از طریق پورتال دانشگاه میسر است و نیز «میز خدمت حضوری» برای انجام امور آموزشی دانشجویان به‌عنوان عمده مراجعین دانشگاه دنبال شود. او اضافه کرد: هم‌زمان با اقدامات اولیه، گام‌های اجرایی ۹ گانه دستورالعمل سازمان امور اداری و استخدامی یک‌به‌یک موردبررسی قرار گرفت و با تشکیل کارگروه‌ها و انتخاب زیر خدمات مناسب، گردش کار امور مرتبط با مراجعین به منظور تعریف فرایند الکترونیکی در پورتال دانشگاه از سوی معاونت‌های آموزشی و دانشجویی اخذ و به مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات ارسال گردید.

او در پایان افزود: تخصیص و تجهیز فضای فیزیکی میز خدمت با استقرار سه نفر از کارشناسان آموزش و بارگذاری سامانه این خدمت در پورتال دانشگاه و تدوین برخی گردش کارها، ‌فرایند و فرم‌ها به‌صورت آزمایشی بازگشائی و آماده ارائه خدمات الکترونیکی شد تا ضمن راهنمائی اولیه مراجعین به حوزه دو مدیریت تحصیلات تکمیلی و خدمات آموزشی، مشکلات حین اجرای آن با همکاری دو مدیریت مذکور و مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه مرتفع گردد.

لازم به ذکر است این خدمت که به‌منظور راهنمایی و جلوگیری از سرگردانی ارباب‌رجوع در سازمان‌ها ایجادشده است، با رویکردهای جدیدی در دانشگاه برای پاسخگویی به نیازها و ارائه تسهیلات به دانشجویان و فارغ‌التحصیلان دانشگاه پیگیری و راه‌اندازی شد.