سه خدمت جدید از واحد الکترونیکی؛ پاسخگویی تلفنی یکپارچه و جلسات ملاقات آنلاین در یکشنبه ها

“چند ساعته پای تلفنم، اما کارشناس رشته ام جواب نمیده.” شاید این جمله را شما هم شنیده باشید. “من هزار کیلومتر دورم از شما، نمی تونم حضوری بیام.”. بیان جملات این گونه و دغدغه به حق شما دانشجویان در پاسخگویی باید به بهترین نحو پاسخ گفته می شد. از سوی دیگر کارشناسان واحد الکترونیکی نیز با حجم انبوهی از مراجعات حضوری، پرونده، تیکت، ایمیل و تماس تلفنی مواجه هستند. برقرار کردن تعادل برای پاسخگویی به انواع مراجعات و انجام امور دانشجویان، موجب می شد امکان پاسخگویی تلفنی در همه ساعات فراهم نشود.

ازین رو واحد الکترونیکی بر آن شد تا به بهترین نحو ممکن، مسئله پاسخگویی را بهبود بخشد. به نحوی که تا جای ممکن امور دانشجویان به صورت غیرحضوری حل شود. ارائه راهکار جهت ساماندهی پاسخگویی با هدف برقراری عدالت آموزشی بود. عدالتی که در آن پاسخگویی دانشجویی با فاصله ۱۵۰۰ کیلومتر آن سوتر با پاسخگویی با دانشجوی ساکن پایتخت یکسان باشد. عدالتی که در آن دانشجوی الکترونیکی خارج از ایران نیز بتواند همانند دانشجوی ساکن ایران، همان میزان خدمات دریافت کند. ۳ راهکار جهت ساماندهی پاسخگویی با هدف برقراری عدالت آموزشی و ارائه خدمات باکیفیت غیرحضوری انتخاب شد.

• سامانه پاسخگویی (تیکتینگ)
  اولین گام طراحی سامانه پاسخگویی (تیکتینگ) و ملزم کردن همکاران به پاسخگویی در ۴۸ ساعت کاری بود. آمار موفقیت آمیز تیکتینگ نشان دهنده حل بخشی از مسئله پاسخگویی بود. این برای اولین بار بود که یک سامانه پاسخگویی در سیستم آموزشی کشور ایجاد شده است و مثل همیشه واحد الکترونیکی سرآمد و آغازگر پاسخگویی هوشمند بود.

• پاسخگویی تلفنی یکپارچه
  گام بعدی سازماندهی ساعات پاسخگویی است. ازین رو تصمیم برآن شد تا کلیه کارشناسان در روزهای زوج از ساعت ۱۴:۳۰ الی ۱۶:۳۰ پاسخگوی تلفن باشند. به دانشجویان نیز توصیه می شود در این ساعات از مراجعه حضوری بپرهیزند تا فرآیند مذکور به بهترین نحو عملیاتی شود. با برنامه ریزی صورت گرفته و هدایت تلفن ها در دو ساعت از روزهای زوج، دانشجویان می توانند در این ساعات پیگیری امور خود را از طریق تماس تلفنی انجام دهند. کارشناسان نیز در این ساعات موظفند اولویت اول کار خود را پاسخگویی به تلفن قرار دهند.

• #یکشنبه_های_پاسخگویی با #ملاقات_آنلاین با مسئولین

گام سوم در جهت تسهیل ارتباط دانشجویان با مدیران است. جلسات ملاقات آنلاین در یکشنبه های پاسخگویی است. به نحوی که هر هفته یکشنبه جلسه آنلاینی میان دانشجویان و مدیران بخش های مختلف برگزار می شود. دانشجویان می توانند به صورت آنلاین و از ساعت ۱۰ تا ۱۲ صبح، مشکلات خود را با مدیران واحد در میان بگذارند. جلسات ملاقات آنلاین مدیران دانشکده، پژوهش و آموزش هر هفته یکشنبه برگزار خواهد شد. همچنین هر ماه یکبار در #یکشنبه_های_پاسخگویی، معاونین دانشگاه نیز جلسه آنلاین با دانشجویان برگزار خواهند کرد. در این ماه جلسه دانشجویان و معاونین در یکشنبه ۲۰ اسفند می باشد. البته برنامه جامع این طرح پس از تجربه در اسفند ماه برای سال آینده اعلام خواهد شد و دانشجویان می توانند بی واسطه با مدیران، مسائل و مشکلات خود را پیگیری کنند.

واحد الکترونیکی به دنبال آن است تا عدالت آموزشی و رضایت دانشجویان را به بالاترین سطح برساند. دانشجویان از اقصی نقاط کشور و در دورترین و نزدیکترین نقاط ایران از خدمات یکسان برخوردار شوند. تفاوتی نداشته باشد که دانشجوی فلان روستا یا فلان کلان شهر باشید، مهم این است که دانشجوی الکترونیکی باشید. همه از کلاس یک استاد برخوردار می شوند. همه به یک میزان از امکان پاسخگویی بهره مند می شوند. بزرگترین دانشگاه الکترونیکی کشور تلاش می کنید تا گام به گام، سطح رضایت دانشجویان را بالا برده و فرآیندهای تحصیلی را به سمت یک دانشگاه تمام الکترونیکی پیش ببرد.