به گزارش پایگاه اطلاع‌رسانی بنیاد ملی نخبگان؛ به گفته دبیرخانه چهارمین جشنواره و نمایشگاه گیاهان دارویی، فرآورده‌های طبیعی و طب ایرانی (سنتی) شرکت‌های خصوصی باید پس از مشاهده جانمایی غرفه خود در سایت دبیرخانه این جشنواره، آیین‌نامه موجود در این صفحه را تکمیل و نهایتاً تا تاریخ ۱۰ آبان ماه ۱۳۹۷ به دبیرخانه جشنواره و نمایشگاه به شماره ۸۳۵۳۲۱۶۶-۰۲۱ فکس کنند. دریافت غرفه منوط به تکمیل و ارسال آیین‌نامه مذکور است.

ازآنجاکه جانمایی غرفه‌ها با در نظر گرفتن فاکتورهای متعددی از جمله تعداد محصولات مجوز دار، نوع و حجم  فعالیت شرکت و غیره توسط کمیته‌ای تخصصی و حداکثر دقت نظر و درنظر گرفتن مصالح تک‌تک شرکت‌ها و نیز اهداف کلی نمایشگاه صورت گرفته است،  طبق بند ۴ آیین‌نامه حضور امکان هیچ‌گونه جابجایی نیست.
ازآنجاکه واگذاری غرفه‌ها رایگان است، درصورتی‌که شرکت به هردلیلی، امکان حضور در این رویداد را ندارد ضروری است نهایتاً تا تاریخ ۱۵ آبان ماه، مراتب را کتباً به دبیرخانه اجرایی اعلام کند. در غیر این صورت با غایبینِ بدون اطلاع قبلی، برخورد حقوقی و قانونی خواهد شد و طبق مقررات، شرکت مذکور (غایب) ملزم به پرداخت خسارات وارده خواهد بود.

طبق قانون چهارمین جشنواره و نمایشگاه گیاهان دارویی، فرآورده‌های طبیعی و طب ایرانی (سنتی)، فروش محصولات به شرط دارا بودن مجوزهای بهداشتی لازم از وزارت بهداشت، بلامانع است. فروش محصولاتی که فاقد مجوز از وزارت بهداشت هستند ممنوع است و با متخلفان برخورد قانونی خواهد شد. درصورتی‌که شرکت چندین نوع محصول دارد، صرفاً اجازه فروش محصولات مجوزدار را دارد و مجاز به فروش محصولات فاقد مجوز یا در حال کسب مجوز نیست.
متراژ تمامی غرفه‌ها ۹ متر (با ابعاد ۳.۳ در ۳.۳ و ارتفاع مجاز ۲.۵ متر می‌باشد. غرفه‌های بزرگ‌تر نیز با ابعاد ۱۸ متر (ترکیب دو غرفه ۹ متری) است. درخصوص پذیرایی، امکانات پذیرایی در محل مصلی هماهنگ شده است و درصورت تمایل، غرفه داران می‌توانند اقدام به خریداری غذا و پذیرایی از پیمانکار مصلی مستقر در محل کنند.