ارائه اطلاعات به مردم، فقط از طریق روابط عمومی

علی فخار سلیمانی، مدیر مرکز هدایت عملیات بحران دانشگاه علوم پزشکی قزوین در نشست "دیدگاه های نوین در روابط عمومی" تاکید کرد: هنگام بروز بحران ها، هرگونه اطلاع رسانی از سوی سازمان هایی که برای امدادرسانی به مردم مسوولیت دارند، باید از کانال های خبری روابط عمومی آن ها باشد. وی افزود که موضوع مهم در این فرایند، جلب اعتماد مردم است.

این نشست، با حضور مسوولان و کارشناسان روابط عمومی در ستاد و واحدهای تابعه این دانشگاه؛ روز ۲۹ مهر ۱۳۹۷ در سالن همایش های ساختمان ستاد شماره یک دانشگاه برگزار شد و سلیمانی عنوان کرد: در چنین سازمان هایی، باید تیم اطلاع رسانی بحران، با استفاده از لباس و آرم یک شکل، از قبل، تشکیل شده و آمادگی لازم برای اقدام در هنگام بروز بحران را داشته باشد.

ایشان با تقدیر از محمدحسن ارداقیان، مدیر روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی قزوین به خاطر تشکیل تیم مذکور در سطح دانشگاه، بیان کرد: تیم بحران باید به دور از اطلاع رسانی احساسی، به صورت ساده، کوتاه، دقیق، قابل فهم، اخلاقی(مطابق فرهنگ جامعه)، موثق، شفاف و قابل قبول، اطلاعات لازم را به مردم و مسوولان تصمیم گیر منتقل کند.

این مقام مسوول، نقش تیم اطلاع رسانی را در سه حیطه قبل، حین و پس از بروز بحران، بسیار مهم ارزیابی کرد و گفت: باید اطلاعاتی به مردم ارائه شود که جنبه های منفی حادثه را کنترل کند، نه اینکه تشدید کننده آن باشد. سلیمانی ادامه داد که اطلاعات ارائه شده به مردم، باید امیدوارانه باشد.

روابط عمومی، تسهیل گر ارتباطات سازمانی

در ابتدای این نشست، محمدحسن ارداقیان، مدیر روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی قزوین در ادامه مبحث "دیدگاه های نوین در روابط عمومی" گفت: روابط عمومی، باید تسهیل گر ارتباطات درون و برون سازمانی باشد.

ایشان در ادامه سخنان خود در نشست قبلی –که به ارتباطات برون سازمانی اختصاص داشت-، حوزه ارتباطات درون سازمانی را تشریح کرد و بیان کرد: حضور مدیران، کارکنان، اعضای هیات علمی و مُدرّسان و دانشجویان، حیطه های ارتباطی متنوعی را در درون سازمان به وجود می آورد و روابط عمومی باید برای بهبود هر کدام از این گروه ها با هم، برنامه داشته باشد.

برگزاری جشن های کوچک با هزینه های کم؛ برگزاری نشست های گفت و شنود کارکنان، اعضای هیات علمی و مُدرّسان و دانشجویان با مدیران؛ حضور مدیران در مجموعه های خود و داشتن گپ و گفت با آنان برای آگاه شدن از مشکلات شان و معرفی افراد تلاشگرو تجلیل از آنان، نمونه هایی بود که متولی حوزه هنر هشتم دانشگاه علوم پزشکی قزوین به عنوان راهکارهای بهبود روابطدرون سازمانی از آن ها یاد کرد. ارداقیان از مسوولان و کارشناسان روابط عمومی در واحدهای تابعه دانشگاه خواست تا پایان سال، نسبت به انجام موارد گفته شده، اقدام کنند.