به گزارش روابط عمومی معاونت آموزشی دانشگاه، در راستای استاندارد سازی فضای فیزیکی بایگانی پرونده ­های آموزشی دانشجویان در سطح ستاد، ساماندهی بایگانی آموزش دانشگاه که از سال ۱۳۹۵ آغاز شده بود در تابستان سال جاری به ثمر رسید و دانشگاه علوم پزشکی تهران مجهز به بایگانی مدرن همراه با آخرین استانداردهای روز دنیا شد.

معاون آموزشی دانشگاه در مصاحبه با روابط عمومی اظهار داشت: به منظور تسهیل روند دسترسی به پرونده ­های دانشجویی و جلوگیری از سردرگمی دانشجویان بین بایگانی دانشکده و ستاد کلیه پرونده های جاری سال­های ۱۳۹۰ الی ۱۳۹۴ به دانشکده های تابعه ارسال گردید و باتوجه به ایجاد زیرساخت­ های لازم در دانشکده ­ها مقرر شد من بعد نیز پرونده­ های دانشجویی در بایگانی دانشکده­ ها ثبت و ضبط شود. به منظور ساماندهی پرونده­ های سال­های پیش از ۱۳۹۰ نیز صفحات ۱۰۲ هزار پرونده تحصیلی دانش آموختگان از سال ۱۳۹۰ یعنی چیزی در حدود ۴ میلیون برگ طی مدت ۱۰ ماه اسکن گردید و بایگانی تصویری و پرونده الکترونیک کامل و قابل استناد از این پرونده ها ایجاد شد و در آینده نزدیک با دریافت مجوزهای لازم جهت امحاء و تکمیل پرونده الکترونیک دانشجویان پرونده­ های فیزیکی سال­های مذکور امحا خواهد شد.

وی اعلام کرد: به منظور استاندارد سازی فضای بایگانی واقع در زیرزمین ستاد مرکزی دانشگاه با همکاری امور مالی دانشگاه فضای بایگانی به صورت یک واحد یکپارچه درآمده و کلیه فایل­های نگهداری پرونده ­ها مکانیزه شده است. مخزن دانشنامه ها و بایگانی پرونده های دانشجویی مجهز به سیستم اعلام حریق، دوربین مدار بسته، و کپسول آتشنشانی شده است. همچنین سیستم نورپردازی و تهویه مطبوع واحد بایگانی معاونت آموزشی دانشگاه به کلّی نوسازی شده و برای حفاظت از پرونده ها لوله کشی­ ها بازبینی و سقف کاذب نصب گردیده است و بالاخره این که برای رفاه حال کارکنان واحد بایگانی پرونده ها از قسمت پرسنلی مجزا و همچین برای تکریم مراجعه کنندگان، مبلمان و اتاق انتظار در نظر گرفته شده است.

در روند بازدید به منظور بازبینی و بررسی زمان صرف شده برای دسترسی به یک پرونده، دکتر سهراب پور از همکاران حوزه بایگانی خواستند که پرونده دوره پزشکی عمومی مربوط به ایشان را در اختیارشان قرار دهند که این درخواست در زمانی کمتر از یک دقیقه اجابت شد.
دکتر سهراب پور ضمن اعلام رضایت از کار انجام شده، داشتن یک بایگانی به روز و مدرن را از ضروریات دانشگاه دانست و گفت: چند ماه قبل به اتفاق رییس محترم دانشگاه از این محل بازدید کرده بودیم. باورم نمی شود که در این مدت کوتاه این قدر کار انجام شده باشد. همه چیز تمیز و منظم است و شرایط کار برای پرسنل خدوم بایگانی هم بسیار بهتر از قبل شده است.

وی در ادامه از یکی دیگر از اقدامات حوزه معاونت آموزشی به منظور جلب رضایت مراجعه کنندگان و دانش­ آموختگان خبر داد و گفت: تا پیش از این اگر دانش آموخته ای می خواست مدارک تحصیلی خود نظیر ریز نمرات تحصیلی را از دانشگاه دریافت کند، باید به اداره پست مراجعه و فرم احراز هویت و درخواست مدارک را پر و به دانشگاه ارسال مینمود که این مراحل با دشواری و کاستی همراه بود. در بازنگری انجام شده در این چرخه، بعد از جلسات کارشناسی با شرکت پست تیپاکس در نهایت قرارداد با شرکت مذکور منعقد شد. در حال حاضر دانش آموختگان دانشگاه میتوانند به راحتی درخواست خود را برای دریافت مدارک تحصیلی بصورت آنلاین اعلام کنند تا مدارک در کمترین زمان از طریق تیپاکس به آدرس اعلام شده ایشان ارسال گردد.

در پایان این بازدید، معاون آموزشی دانشگاه و مدیر امور عمومی حوزه معاونت آموزشی ضمن گرفتن عکس یادگاری از زحمات این عزیزان برای به ثمررساندن یکی از اهداف مهم معاونت آموزشی تشکر و قدردانی کردند.