سامانه جدید کدگذاری در دانشگاه یزد راه اندازی شد
دکتر سبکرو با اشاره به لزوم مستندسازی و پیگیری مکاتبات بین واحدها، معاونت ها و سایر بخش های دانشگاه، راه اندازی سامانه کد گذاری دانشگاه را یکی از مهمترین گام ها در راستای ایجاد چارچوبی مشخص و منظم برای شکل بخشیدن به روند یکپارچه مستند سازی دانست.
وی افزود: از جمله ویژگیهای این سامانه مشخص بودن مسئول رسیدگی به فرآیندها و همچنین متولی فرآیندهاست که بر این اساس میتوان عملکرد آنان را نیز تا سالیان بعد مورد ارزیابی قرار داد.
وی ادامه داد: برای عملکرد بهتر این سامانه ما با کمک اداره برنامه، بودجه و تحول اداری چارچوبی واحد را برای فرمها، شناسایی فرمها، شیوه نامهها و ... ایجاد کردیم.
دکتر سبکرو تصریح کرد: اساس کدگذاری در این سامانه بر مبنای ترکیبی از حروف و اعداد است که در دو سطح صورت می-گیرد. در سطح نخست، بر اساس اینکه فرآیند در چه واحدی در حال انجام است حرف نخست به آن اختصاص مییابد. در سطح دوم با توجه به اینکه فرآیند در چه واحدی وجود دارد حرف دوم نیز به آن اختصاص داده میشود.
وی درج اعداد و تاریخ را پس از شمارهها و در گوشه سمت چپ فرمها را در امتداد حروف شکل نهایی کدینگ فرمها و مستندات عنوان کرد.
دکتر سبکرو استاندارد سازی عناوین را با توجه به موارد مورد وثوق از دیگر اقدامات در راستای بهبود این سامانه دانست که با همکاری دفتر همکاریهای علمی و بین المللی صورت گرفته است.
وی بیان داشت: برای اینکه اینها قابلیت اجرا پیدا کنند انتظاراتی وجود دارد مخصوصا در بحث های ابتدایی و برای اجرای آن در سطح دانشگاه نیازمند این است که یک واحد به صورت خاص و متمرکز مسئولیتش را برعهده داشته باشد که دفتر برنامه و بودجه و تحول اداری این کار را انجام داده است و به صورت خاص دکتر زنجیرچی و خانم مژگان شریفیان مسئولیت این کار را بر عهده گرفتند.