مدیر آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه در گفتگو با پایگاه اطلاع رسانی خبری روابط عمومی دانشگاه در این خصوص گفت: یکی از اصلی ترین اهداف برنامه توسعه کشور تحقق خدمات ارتباطی و الکترونیکی با سطحی گسترده و در سراسر کشور است. بمنظور تحقق این هدف همواره نیازمند ابزارهایی هستیم که بتوان خدمات را به دور از هر گونه محدودیت جغرافیایی، در کمترین زمان ممکن، از هر نقطه کشور و جهان با نازلترین هزینه به شهروندان ارائه نمود.

سامانه فرم و فرآیند نظر سنجی از ارباب رجوع:

مدیر آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه تصریح کرد: فرم و فرآیند نظر سنجی از ارباب رجوع بدین صورت است که بلافاصله بعد از ثبت در پرتال دانشگاه/کیوسک در کارتابل کارشناسان بازرسی قرار می گیرد. فرم های دستی نیز توسط کارشناسان از طریق این سامانه درج می شود. یکی از قابلیت های بارز دیگر این سامانه محاسبه امتیاز همکاران به صورت اتومات براساس فرم های دستی و کامپیوتری می باشد.

مهندس حسین پور در ادامه توضیحاتی درباره درگاه های ثبت فرم نظرسنجی ارباب رجوع، امکانات سامانه نظرسنجی ارباب رجوع به شرح ذیل داد:

درگاههای ثبت فرم نظر سنجی ارباب رجوع:

• سایت دانشگاه ( takrim.bums.ac.ir )

• کیوسک

• فرم کاغذی و تحویل به رابطین بازرسی

امکانات سامانه نظر سنجی ارباب رجوع در یک نگاه:

• واکنش گرا بودن : فرم نسبت به دستگاه کاربر واکنش نشان می دهد.

• محاسبه امتیاز اتومات: تکمیل فرم از طریق سایت (۲ امتیاز)، تکمیل فرم از طریق دستی توسط کارشناسان بازرسی (۱امتیاز)، محاسبه امتیاز حوزه برای تک تک افراد کمتر از ۲۰ نفر

• گردش کار درون سازمانی به صورت کاملا اتومات

• گزارشات لحظه ای : در بازه های دلخواه برای کارشناسان بازرسی جهت نمایش با تمام جزیئات

فرم و فرآیند ثبت و پیگیری شکایت:

وی با اشاره به فرم و فرآیند ثبت و پیگیری شکایت افزود: این سامانه با استفاده از درگاههایی همچون پرتال سازمان، کیوسک، سامانه تلفن گویا و پیامک قادر خواهد بود به ارباب رجوع خدمات رسانی نماید.

مدیر آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه با بیان اینکه در این سامانه هوشمند ارباب رجوع می تواند بامراجعه با پرتال سازمان، ثبت فرم از طریق کیوسک، تماس تلفنی و ارسال پیامک شکایت خود را ثبت نماید. گفت: نکته قابل توجه در این سیستم وجود درگاههای مختلف برای سهولت انجام کار و نیز فرآیند هوشمند بعد از آن است که می تواند علاوه بر دریافت و ثبت درخواست ارباب رجوع به خوبی نیز پاسخگوی پیگیری های بعد او نیز باشد.

مهندس حسین پور اظهار داشت: روال کلی فرآیند بدین صورت است که بلافاصله بعد از درخواست از درگاه مورد نظر یک شماره رهگیری در اختیار ارباب رجوع قرار می گیرد که می تواند با این شماره رهگیری درخواست خود را پیگیری و از نتیجه آن مطلع گردد.

وی ادامه داد: فرآیند بعد از ثبت درخواست بدین شکل است که فرم مربوطه تکمیل (حتی با ثبت درخواست از طریق پیامک و تلفن گویا)و با فرآیند مشخص در سازمان به صورت خودکار به گردش درخواهد آمد و عملیات مربوطه بر روی آن صورت می گیرد. در صورت اتمام فرآیند و یا نیاز به تکمیل نواقص درخواست ارسال شده، اطلاع رسانی صحیح از طریق درگاههای ذکر شده به شاکی صورت خواهد گرفت.

مدیر آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه افزود: در این مرحله در صورتی که ارباب رجوع بخواهد سریعتر از فرآیند گردش کار خود اطلاع یابد و یا به نوعی پیگیری صورت دهد می تواند با ارسال کد رهگیری وضعیت گردش و یا نتیجه نهایی را بصورت خودکار در وب کیوسک و پرتال رویت و یا از طریق پیامک، تلفن گویا پیام صوتی دریافت نماید.

مهندس حسین پور همچنین توضیحاتی به شرح ذیل درباره درگاه های ثبت و پیگیری شکایت و امکانات فرم و فرایند ثبت و پیگیری شکایت ارائه نمود:

درگاههای ثبت و پیگیری شکایت:

• سایت دانشگاه ( takrim.bums.ac.ir ) : ثبت شکایت از طریق سایت دانشگاه، پیگیری شکایت از طریق کد رهگیری

• پیامک (شماره۳۰۰۰۴۸۴۸۳۷) : ثبت شکایت از طریق پیامک، ارسال اتومات کد رهگیری به شاکی بعد از ثبت، اطلاع رسانی نتیجه فرم به صورت پیامکی

• تلفن گویا (شماره ۳۲۳۸۱۱۹۰): ثبت شکایت از طریق تلفن گویا، پیگیری نتیجه فرم از طریق تلفن گویا

• شکایت به صورت کاغذی: شاکی شکایت خود را در فرم های مربوطه ثبت و به رابطین شکایت تحویل می دهد و رابط بازرسی باید شکایت را داخل سایت دانشگاه ثبت نماید.

امکانات فرم و فرآیند ثبت و پیگیری شکایت:

• واکنش گرا بودن: فرم نسبت به دستگاه کاربر واکنش نشان می دهد.

• درگاههای مختلف جهت ثبت شکایت: سایت دانشگاه، پیامک، تلفن گویا و به صورت دستی

• درگاههای مختلف پیگیری شکایت: سایت دانشگاه، پیامک، تلفن گویا و به صورت دستی

• گردش کار درون سازمانی به صورت کاملا اتومات

• گزارشات لحظه ای: براساس درگاه ورود، موضوع و جزئیات شکایت از جمله نام و نام خانوادگی شاکی، تاریخ ثبت، تاریخ پاسخگویی و ...