وبدا؛ مدیر آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه علوم پزشکی، خدمات بهداشتی و درمانی چهارمحال و بختیاری، از پیگیری این دانشگاه برای راه اندازی دبیر خانه هوشمند خبر داد.
به گزارش وبدا؛ عنایت الله سمیع با بیان اینکه، دبیرخانه جز یکی از مهمترین درگاههای سازمان است که بیشترین ارتباط کاری را با مراجعین سازمان دارد افزود: در این راستا یکی از بهترین روشها برای تسریع درثبت و پاسخگویی به ارباب رجوع ، مکانیزه کردن و هوشمند سازی این درگاه مهم در سازمان است.
وی تصریح کرد: این دانشگاه با تحقق این امکان ضمن حفظ روال و گردش های درون سازمانی، فرآیند ثبت و پیگیری نامه های ارباب رجوع را به صورت اتوماتیک انجام خواهد داد.
وی در خصوص جزئیات این فرایند گفت: این فرآیند بویژه بوسیله استقرار یک درگاه وب اینترنتی در سایت دانشگاه قسمت عموم مردم با امکان دسترسی برای تمامی مراجعین و تحت عنوان دبیرخانه هوشمند سازمان اجرا می گردد.
سمیع، از امکانات مهم دبیرخانه هوشمند به ثبت خودکار نامه های ارباب رجوع در دبیرخانه هوشمند سازمان (از طریق درگاه وب سازمان) اشاره و افزود: با توجه به این امکان، ارباب رجوع قادر است با مراجعه به درگاه دبیرخانه هوشمند سازمان و با درج مشخصات و بارگزاری فایل های نامه یا مستندات خود )به صورت نوشتاری یا فایلی( ، نامه را به صورت خودکار دردبیرخانه سازمان ثبت وارده نموده و همزمان شماره پیگیری و رهگیری را از طریق درگاه وب و نیز پیامک دریافت نمایند.
وی ادامه داد: طبق این فرآیند نامه ارباب رجوع پس از ثبت وارده شدن در دبیرخانه مورد نظر از طریق دبیرخانه به شخص مورد نظر در سازمان ارجاع داده می شود.
مدیر آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه علوم پزشکی استان خاطر نشان کرد: تمامی مراحل دبیرخانه شامل ثبت تصویر نامه، اختصاص شماره نامه، ارسال کد رهگیری به صورت خودکار و بدون دخالت کارشناسان دبیرخانه انجام می شود و این مهم سرعت ثبت و پیگیری نامه ها را به شکل چشمگیری افزایش می دهد ضمن اینکه ثبت و پیگیری نامه از طریق تبلت و موبایل هم امکان پذیر است.
سمیع، پیگیری نامه های ارسالی ارباب رجوع (از طریق درگاه وب سازمان) را از دیگر امکانات این فرایند برشمرد و اظهار داشت: درگاه پیگیری نامه های ارسال شده از مزیت های مهم این سامانه است، به شکل بسیار ساده ارباب رجوع می تواند از طریق موبایل یا مراجعه به وب سایت با ورود کد و رمز رهگیری از وضعیت نامه خود مطلع شود همچنین اطلاع از جزئیات پاسخ و مشاهده گردش نامه به صورت همزمان امکان پذیر می باشد .
وی، ارتقای رضایت مشتریان و بهبود میزان اعتماد آنها به سازمان، مدیریت و کنترل اثربخش امکانات فناوری اطلاعات، بهبود کیفیت خدمات فناوری اطلاعات،‌ کاهش ترافیک شهری، کاهش آلودگی هوا،‌ افزایش سرعت و راندمان کارها و استفاده بهینه شهروندان از زمان،‌ارتقای روحیه مثبت شهروندان به واسطه افزایش راندمان آن‌ها از نظر زمان و انرژی،‌افزایش سطح رفاه و آسایش همگانی،‌ ارتقای متوسط سطح فرهنگی و علمی شهروندان و افزایش کیفیت سرویس دهی، رضایتمندی مشتریان و کاهش
هزینه را از دیگر مزایای راه اندازی دبیرخانه هوشمند برشمرد.